Leren, samenwerken en doelgerichtheid zijn belangrijke kenmerken

De opdrachten uit de maatschappij kunnen we steeds minder vanuit de bestaande organisatiestructuur oppakken. Vraagstukken zijn multidisciplinair, niet eerder voorgekomen en complex van aard. Terwijl organisaties vaak nog zijn geënt op afdelingen, vakdisciplines en vaststaande uitgangspunten.

Hoe sluiten we aan op deze dynamiek?

Ambtenaar 2.0 in organisatie 1.0

De afgelopen jaren was er veel aandacht voor de ambtenaar van de toekomst. Hij/zij beschikt over sociale en online vaardigheden, is creatief en adaptief. Het is dus verleidelijk om stevig in te zetten op de ‘oude’ ambtenaar en de vaardigheden op te plussen.

dienstverleningWe vergeten gemakkelijk dat de oude vaardigheden floreren in een klassieke, vertrouwde structuur. Ligt het dus niet voor de hand dat de context waarin de ambtenaar werkt ook een aanpassing verdient? Vooral de bedrijfsonderdelen waar de vraag vanuit bewoners en bedrijven zelden helemaal standaard is, is het goed te onderzoeken welke organisatievormen het best passen.

Diversiteit als sleutel

Uit veel (interne) onderzoeken blijkt dat het denken in uniforme oplossingen geen recht doet aan de diversiteit van de verschillende afdelingen. Of het nu de personele begroting betreft, de strategische personeelsplanning, het concern opleidingsplan, de informatiebehoefte of de wijze van planning en control, de verschillen in behoeften zijn behoorlijk. Vooral als we de professional meer invloed op de uitvoering willen geven.

Hoewel diversiteit een gegeven is, is dit nauwelijks terug te vinden in de manier waarop we onze organisaties inrichten en besturen. Wendbaar organiseren begint met het (h)erkennen van diversiteit in bedrijfsprocessen. Het durven benoemen van puur standaard en meer maatwerk producten en diensten.

Wendbaar organiseren begint met het (h)erkennen van diversiteit in bedrijfsprocessen

Voorspelbaarheid en complexiteit als criteria

Een wendbare ambtelijke organisatie ontstaat als we deze inrichten op basis van klantvraag in plaats van discipline of bijdrage in een proces. Zo zijn we bijvoorbeeld gewend om beleid te maken, beleid te implementeren en beleid uit te voeren. In de praktijk blijkt dat het steeds moeilijker wordt om deze volgtijdige benadering vast te houden. Het maken van sluitend beleid is lang niet meer niet op alle beleidsterreinen mogelijk. Beleid ‘ontstaat’ steeds vaker gaande weg in samenwerking met collega professionals, bewoners en bedrijven. Het leren omgaan met onzekerheden en het daarbij meenemen van de politiek is een denkrichting die past bij de veranderingen om ons heen.

Waar de behoefte aan wendbaarheid het grootst is, is er vaak ook sprake van complexe en weinig voorspelbare vraagstukken. Deze vraagstukken doen we recht als we onderkennen dat er verschillende rollen nodig zijn om tot passende oplossingen te komen. Rollen die vanuit verschillende disciplines en kwaliteiten kunnen worden ingevuld.

Van afdelingen met functies naar een ‘pool’ met rollen

Maximale wendbaarheid ontstaat als medewerkers niet langer binnen een afdeling werken, maar in een ‘pool’ (algemene dienst) die ‘levert’ aan opdrachten, projecten en vraagstukken. Natuurlijk zijn er zijn altijd medewerkers nodig die min of meer standaard, ‘fabrieksmatige’ werkzaamheden verrichten. Wendbaarheid is hier minder belangrijk. Voor de overige, minder standaard werkzaamheden draagt het werken met rollen bij aan een wendbare organisatie. Door vooraf vragen te stellen ontstaan de bouwstenen (rollen) die nodig zijn voor de tijdelijke, wendbare organisatie. Wie pakt de regie? Wie begroot? Wie stemt af met de politiek? Wie levert de (vak)inhoud? Wie bouwt het benodigde netwerk?

Een lerende en coöperatieve houding

De bereidheid om telkens opnieuw, vaak in wisselende samenstelling, aan de slag te gaan met vraagstukken is voor veel ambtenaren wellicht de grootste verandering. Nieuwsgierigheid, een lerende houding en de bereidheid om met anderen samen te werken zijn vaardigheden die zich niet automatisch ontwikkelen. Wel weten we dat het helpt als de werkcontext verandert. Wie een rol vervult die bij de eigen kwaliteiten past, merkt zelf als beste wat nodig is om een waardevolle bijdrage te kunnen en blijven leveren.

Gerelateerde blogs
Showing 2 comments
  • Lachman
    Beantwoorden

    De klantvraag en klanteis was vroeger minder van belang in een omgeving waar burgerparticipatie nog in ontwikkeling was. Nu zal in de rol van regisseur de klantvraag en -eis de belangrijkste voorwaarden zijn in de inrichting van het werk bij gemeenten, omdat het primaire proces hierbij sterk verandert. In de omwenteling van taakgericht werken naar klantgericht werken bij gemeenten zullen speciale processen, tools en functies ingezet worden.

  • Fons Lohuis
    Beantwoorden

    Eens met de benadering om echt te leren werken vanuit de klantvraag ( bedrijven en burgers). Dat vraagt inderdaad om een grote flexibiliteit en een lerende houding. Veel ambtenaren die dagelijks in de frontlinie van bedrijven en burgers werken hebben die houding. Anders kun je daarbinnen ook niet goed functioneren. De grote opgave is dan hoe krijg ik de rest van het apparaat mee als ook de politiek ( college en raad). Mijn ervaring is dat de overheid op veel plekken het tempo van de maatschappelijke veranderingen nauwelijks kan bijbenen. Men heeft vaak onvoldoende fundamenteel nagedacht over de veranderende rol van de overheid. Hier lijkt de titel van het boek van professor Jan Rotmans van toepassing: “men zit in het oog van de orkaan”.

Laat een reactie achter